Nič nestíhate? Neviete, kde Vám hlava stojí? Time-manažment...

V začiatkoch mojej manažérskej kariéry som častokrát nevedela "kde mi hlava stojí". Snažila som sa mať pod kontrolou absolútne všetko, o všetkom vedieť, mať informácie a nič ma nesmelo prekvapiť. Akékoľvek rozhodnutie v tíme muselo ísť cezo mňa a každá jedna informácia, aktivita musela byť posúdená mnou a odkomunikovaná u mňa. Prečo by sme mali v tíme robiť chyby a neplniť plány? To bol pre mňa najzásadnejší dôvod toho, prečo som chcela mať všetko pod kontrolou. 

Že by sa to dalo robiť aj inak? 

V tom čase som to netušila, avšak pri samo-vzdelávaní som sa stretla s rôznymi názormi, výskumami, prednáškami a nakoniec mi zapadli do seba ako puzzle. Zložila som z týchto informácií jeden postup, ktorý mi pomohol pri zlepšení time-manažmentu. 

Ako začať?

Prvým krokom bolo nastavenie harmonogramu - naplánovanie udalostí v kalendári je síce zo začiatky pracný dril, avšak neskôr prináša ovocie vo forme splnenia dlhodbých plánov. 

1. Vytlačila som si kalendár na najbližší mesiac (dnes už používam moderné technológie a teda všetko si píšem do kalendára v telefóne, ktorý je synchronizovaný cez cloud s notebookom a tabletom). Na internete som našla mnoho kalendárov a využila som práve tento https://7calendar.com/sk/

2. Do kalendára som si zaznačila dôležité udalosti zo súkromia - lekár, mimopracovné aktivity, tréningy dcérky, cvičenie - posilka, čas s rodinou a priateľmi.

3. Naplánovala som si dôležité stretnutia / porady / workshopy / 1:1 a iné meetingy (napríklad každý pondelok od 9:00-10:00 operatívna porada, mesačná porada, 1:1 s kolegami, ktorí potrebujú podporu).

4. Ostatné aktivity (to, čo považujem za dôležité, aby som na to nezabudla) Napríklad nákupy so zoznamom a iné, prípadne udalosti, ktoré sa vyskytnú operatívne.

Po vzhliadnutí do kalendára mám presne určené dni a viem si operatívne doplánovať akékoľvek iné aktivity. To, čo už mám naplánované považujem za prioritu č. 1 a postupne si plním kalendár ostatnými aktivitami. 

Takýmto spôsobom som dokázala zistiť, či mám dobrý time-manažment, či mám kapacitu na prácu, ktorú robím a čo všetko musím obätovať tomu, aby sa mi darilo pri dosahovaní cieľov. Zo začiatku to bol pracný dril, pretože veľa udalostí mi nevychádzalo na dané dni a niektoré sa presúvali, čo je bežné. Pretože deň má iba 24 h a môj pracovný čas som sa snažila redukovať z 12-13 hodín na 8 hodín. Bola to obrovská výzva, avšak tu bol čas sa zamyslieť nad efektivitou.

Čo som dosiahla?

Zapisovanie aktivít mi ukázalo aj odvrátené stránky mojich pracovných dní, kde som zistila, že niektorým kolegom, aktivitám sa venujem omnoho viacej času ako by bolo potrebné. Tento nový poznatok mi otvoril opäť oči a  začala som riešiť priority. 

Druhým krokom bolo nastavenie si priorít:

Keď som už vedela čo mám v pláne na najbližiš obdobie, zamyslela som sa nad tým, že ktoré aktivity majú akú prioritu. V tomto rozhodovaní mi pomohla Eisenhowerova matica (The Eisenehower decision matrix):

Aktivity / úlohy podľa matice rozdeľujem na základe dôležitosti a urgencie:

Delete (odstraňujem)- tie, ktoré sú najmenej dôležité a najmenej urgentné idú do "koša", čiže sa ich zbavujem a odstraňujem ich z kalendára. 

Decide (rozhodujem) - tie, ktoré nie sú urgentné avšak sú dôležité, určite chcem o nich rozhodovať. Zapíšem si ich do kalendára a vyriešim neskôr. Napríklad prepočty, maily, na ktoré treba odpovedať za pár dní a pod.

Delegate (delegovať / postúpiť ďale) - tie, ktoré nie sú príliš dôležité, avšak ich je potrebné spraviť ihneď delegujem ďalej na kolegov / podriadených. Nemusím mať všetko pod kontrolou, dôležité je nechať zodpovednosť aj na druhých, a tým môžu kariérne, osobnostne a zodpovednostne rásť. Pomôžem tým kolegom / podriadeným a aj sebe. Časom zvládnu ďalšie a niekedy omnoho náročnejšie úlohy.  Na druhej strane sa "vyfarbia" ľudia, ktorí sú nezodpovední a odhalia rýchlo svoje karty. Napríklad vysvetliť nováčikom vypracovanie zmluvy, ako hľadať informácie, prípadne organizácia teambuidlingu. Po delegovaní si do kalendára zaradím aj kontrolu, ktorá je dôležitá pre overenie, či skutočne delegovanie fungovalo. 

Do (urobiť do hneď) -  tie, ktoré majú najvyššiu prioritu / dôležitosť a je potrebné ich spraviť ihneď. Odpovedať okamžite na mail, rozhodnúť o dôležitej udalosti, riešiť sťažnosť atď.

Na základe tejto matice sa mi kalendár opäť prečistil a zistila som, že je to ťažké, avšak nie som na všetko sama. Mám okolo seba šikovných ľudí, ktorých môžem nechať vyniknúť a dať im zodpovednosť. Časom prišli k zodpovednosti aj skúsenosti a vedomosti a vtedy získali aj kompetencie na nové úlohy.

Ako ste na tom VY? Používate nejaké uľahčenie a pomôcky alebo máte ako ja na začiatku pocit, že "neviete, kde Vám hlava stojí".